De qué hablamos
El mantenimiento informático de una empresa es un servicio continuado: una empresa informática se hace cargo, por una cuota, de que los equipos, el servidor, la red y las copias de seguridad funcionen. Se suele explicar con tres tipos de mantenimiento, y un buen contrato los lleva todos:
- Preventivo: actualizaciones, revisión de discos y de copias, limpieza de equipos, renovación de licencias antes de que caduquen.
- Correctivo: arreglar lo que se rompe, en remoto o yendo a la oficina.
- Evolutivo: proponer qué cambiar antes de que se quede viejo, con un plan y no a golpe de avería.
Lo que distingue un contrato de mantenimiento de llamar a alguien cuando algo falla es justamente lo que no se ve: que las copias se hayan comprobado, que el antivirus esté al día en todos los puestos y que alguien conozca la instalación antes del día malo.
Cuándo se plantea
Se plantea cuando la informática ya no cabe en «el que sabe de ordenadores»: la empresa ha crecido, hay un servidor o un programa de gestión del que depende la facturación, alguien teletrabaja, o ha habido un susto —un disco roto, un virus, un correo suplantado— y nadie sabía qué hacer. También cuando la persona que lo llevaba se va y se lleva las contraseñas en la cabeza.
Qué incluye un servicio bien planteado
- Inventario de equipos, licencias, usuarios y contraseñas de administración, en poder de la empresa cliente y no solo del proveedor.
- Monitorización de los puestos y del servidor: discos, actualizaciones, antivirus, espacio.
- Copias de seguridad vigiladas, con pruebas de restauración periódicas.
- Atención de incidencias en remoto y, cuando hace falta, presencial, con un canal y un horario definidos.
- Altas y bajas de usuarios: el empleado que entra tiene su puesto listo y el que se va deja de tener acceso.
- Un informe periódico de lo que se ha hecho y de lo que conviene cambiar.
Qué mueve el precio
- El número de puestos de trabajo: es la unidad con la que casi todas las empresas informáticas calculan la cuota.
- Si hay servidor propio y cuántos: físicos, virtualizados o en la nube.
- Las sedes: dos oficinas no son una oficina grande; hay desplazamientos y dos redes.
- El modelo: cuota fija por puesto o usuario (la «tarifa plana»), bolsa de horas que se va consumiendo, o precio por intervención. La cuota fija alinea al proveedor con que haya pocas averías.
- El horario y el tiempo de respuesta pactados: no cuesta lo mismo atender en horario de oficina que cubrir tardes, sábados o guardias.
- Lo que queda fuera: hardware, licencias, proyectos (una migración, una red nueva) y desplazamientos suelen ir aparte.
Cuánto cuesta
No vas a encontrar aquí una cifra, y es a propósito: no hay una fuente pública del precio de un contrato de mantenimiento, y cualquier número suelto engañaría. El precio de tu contrato sale de la propuesta de la empresa informática, después de una visita o de una conversación en la que ve cuántos puestos hay, qué servidor y en qué estado está todo. Lo útil es que la propuesta venga desglosada por las partidas de arriba, para poder comparar dos que a primera vista no se parecen.
Errores que salen caros
- Comparar solo la cuota, sin mirar qué horas, qué horario y qué desplazamientos incluye.
- No tener las contraseñas de administración: si el proveedor es el único que las conoce, cambiar de proveedor es un problema.
- Dar por hechas las copias: «se hacen solas» no es lo mismo que «alguien ha probado a restaurarlas».
- Contratar por horas cuando lo que hace falta es prevención: una bolsa de horas se gasta en averías; el preventivo es lo primero que se deja de hacer.
Qué te tiene que quedar por escrito
- Qué equipos, usuarios y sedes cubre el contrato, y qué pasa cuando cambian.
- El horario de atención, el canal para abrir una incidencia y el tiempo de respuesta comprometido.
- Qué incluye la cuota y qué se factura aparte.
- Quién guarda el inventario y las credenciales, y cómo se devuelven al acabar el contrato.
- La duración, la renovación y el preaviso para salir.
Qué datos preparar antes de pedir presupuesto
- Cuántos puestos de trabajo (ordenadores con usuario) hay, y cuántos son portátiles.
- Si hay servidor propio y qué programas de gestión dependen de él.
- Cuántas sedes u oficinas, y en qué municipios.
- Quién lleva hoy la informática y por qué quieres cambiarlo.
- Qué te preocupa más: las averías, las copias, la seguridad o el coste.