De qué hablamos
Una consultoría informática es un trabajo de diagnóstico y de plan: alguien de fuera revisa cómo trabaja la empresa y con qué —equipos, servidor, red, programas, licencias, copias, proveedores— y entrega por escrito qué conviene cambiar, en qué orden y por qué. No es vender un producto ni empezar a tocar cosas: es el paso anterior.
Ojo con la palabra. «Consultoría informática» también se usa para las grandes firmas que implantan programas de gestión en corporaciones, y para el empleo de consultor. Aquí hablamos de la consultoría que necesita una pyme: una revisión con criterio independiente y un plan que se pueda ejecutar.
Cuándo se plantea
Antes de una decisión que cuesta dinero o que no tiene vuelta atrás fácil: un traslado de oficina, renovar todos los equipos, sustituir el servidor o decidir si se va a la nube, cambiar de programa de gestión, abrir una segunda sede o absorber otra empresa. Y también cuando no hay ninguna decisión a la vista pero la informática ha crecido sin plan: cada puesto es distinto, nadie sabe qué licencias se pagan y los gastos llegan por sorpresa.
Qué incluye un servicio bien planteado
- Entrevistas con quien dirige y con quien usa los sistemas: qué necesita el negocio, no solo qué máquinas hay.
- Inventario y revisión de lo que existe: equipos, red, servidor, programas, licencias, contratos con proveedores.
- Riesgos: de qué depende la empresa para facturar mañana y qué pasaría si fallara.
- Un plan priorizado: qué hacer primero, qué puede esperar y qué no hace falta.
- Una estimación de cada actuación, para poder pedir presupuestos comparables.
Qué mueve el precio
- El alcance: revisar toda la informática o una sola decisión (el servidor, la telefonía, un cambio de programa).
- El tamaño: puestos de trabajo, sedes y número de sistemas distintos.
- El entregable: un informe de situación, o además un plan con fases y el acompañamiento al ejecutarlo.
- La independencia: quien después va a vender lo que recomienda puede cobrar menos por el estudio; quien solo asesora cobra su tiempo.
Cuánto cuesta
Se suele presupuestar por proyecto cerrado o por jornadas. No damos cifras: el precio depende del alcance, y sale de la propuesta de la empresa informática tras una primera conversación o una visita. Lo que sí conviene pedir es que diga cuántas jornadas son y qué documento se entrega al final.
Errores que salen caros
- Pedir «una consultoría» sin una pregunta concreta: cuanto mejor definida esté la decisión que hay que tomar, más útil es el resultado.
- Confundir el estudio con la oferta: un informe que solo concluye que hay que comprar lo que vende quien lo firma no es una consultoría.
- Guardar el informe en un cajón: sin responsable y sin fechas, el plan no se ejecuta.
Qué te tiene que quedar por escrito
- El alcance: qué se revisa y qué queda fuera.
- Qué se entrega y en qué formato: informe, inventario, plan con prioridades.
- Si el consultor puede ofertar después la ejecución, y con qué condiciones.
- La confidencialidad sobre lo que vea de la empresa.
Qué datos preparar antes de pedir presupuesto
- La decisión que quieres tomar, o el problema que te ha hecho buscar ayuda.
- Cuántos puestos de trabajo y sedes tiene la empresa.
- Qué programas son imprescindibles para trabajar.
- Quién lleva hoy la informática y qué proveedores hay.