De qué hablamos
Microsoft 365 es la suscripción de Microsoft que reúne el correo de empresa, el almacenamiento de ficheros en la nube, las videollamadas y el chat de equipo, y las aplicaciones de oficina de siempre (el procesador de textos, la hoja de cálculo, las presentaciones). Se paga por usuario, y los planes para empresas —Básico, Estándar, Premium— se diferencian por si incluyen las aplicaciones instaladas en el ordenador y por las funciones de seguridad y de gestión de dispositivos.
Lo que busca la gente son los planes y el precio, y eso lo publica Microsoft en su web. Lo que una empresa informática aporta es otra cosa: elegir el plan de cada usuario, migrar el correo y los ficheros que ya existen, y configurar la seguridad para que la cuenta de un empleado no sea la puerta de entrada a toda la empresa.
Cuándo se plantea
Cuando el correo sigue en el alojamiento de la web y se llena o falla; cuando los ficheros viven en un servidor que no se puede abrir desde fuera, o en cuentas personales de cada empleado; cuando cada ordenador tiene una versión distinta de las aplicaciones de oficina; cuando hay teletrabajo; o cuando ya se paga la suscripción pero solo se usa el correo.
Qué incluye un servicio bien planteado
- Elegir los planes: no todos los usuarios necesitan el mismo, y mezclar planes es habitual.
- Migrar el correo: buzones, calendarios y contactos, con el cambio de dominio planificado para no perder mensajes.
- Mover los ficheros del servidor o de los ordenadores a la nube, con una estructura de carpetas y de permisos pensada.
- Seguridad de las cuentas: doble factor de autenticación, quién es administrador, qué pasa con el portátil que se pierde.
- Copia de seguridad de lo que hay en la nube: que esté en la nube no significa que esté copiado.
- Formación mínima para que el equipo no siga trabajando como antes.
Qué mueve el precio
- Las licencias: número de usuarios y plan de cada uno; es un coste mensual o anual que fija Microsoft.
- La migración: cuántos buzones, cuánto correo antiguo y desde dónde.
- Los ficheros: volumen, y lo ordenados o desordenados que estén.
- La seguridad y los dispositivos: si se gestionan los ordenadores y móviles desde la consola.
- El soporte posterior: altas, bajas, incidencias, dentro o fuera de un contrato de mantenimiento.
Cuánto cuesta
El precio de cada plan lo publica Microsoft y cambia: no lo copiamos aquí. Lo que no es público es el coste del trabajo —migrar, configurar, formar—, que depende de los puntos de arriba y sale de la propuesta de la empresa informática. Pide que separe licencias y servicios: son dos cosas distintas y solo la segunda se negocia.
Errores que salen caros
- Comprar las licencias y dejarlo ahí: sin doble factor ni revisión de permisos, se ha movido el riesgo de sitio.
- Dar el plan más caro a todo el mundo, o el más barato a quien necesita las aplicaciones instaladas.
- Migrar el desorden: copiar tal cual un servidor de ficheros caótico lo deja igual de caótico en la nube.
- Creer que la nube ya es una copia: un borrado o un cifrado por virus se sincroniza igual de bien.
Qué te tiene que quedar por escrito
- Qué plan tiene cada usuario y a nombre de quién está la cuenta de administración (de la empresa, no del proveedor).
- Qué se migra, desde dónde y qué día se cambia el correo.
- Qué medidas de seguridad quedan activadas.
- Cómo se hace la copia de seguridad de buzones y ficheros.
Qué datos preparar antes de pedir presupuesto
- Cuántas personas necesitan cuenta y cuántas trabajan sobre todo con el móvil.
- Dónde está hoy el correo y con qué dominio.
- Dónde están los ficheros compartidos y cuánto ocupan, aproximadamente.
- Si ya hay licencias contratadas y con quién.