De qué hablamos
El outsourcing informático es encargar a una empresa externa la gestión de la informática, entera o por partes, con unos resultados pactados. La diferencia con un contrato de mantenimiento está en la responsabilidad: el mantenimiento cuida de lo que hay; quien hace de departamento externo decide además qué hay que cambiar, trata con los demás proveedores —operador, programa de gestión, fabricantes— y rinde cuentas a la dirección.
Suele tomar una de estas formas: total (toda la informática), parcial (solo una parte, como el soporte a usuarios o los servidores), por servicios gestionados (cuota por resultado) o con un técnico desplazado a la oficina unos días a la semana.
Cuándo se plantea
Cuando la empresa es demasiado grande para depender de «el que sabe» y demasiado pequeña para tener un informático en plantilla; cuando el informático interno se va, o no da abasto y necesita apoyo; cuando la dirección quiere un solo responsable en lugar de cinco proveedores que se pasan la pelota; o cuando los costes de informática son imprevisibles.
Qué incluye un servicio bien planteado
- Una persona de referencia que conoce la empresa y habla con la dirección.
- Soporte a usuarios y mantenimiento de puestos, servidores y red.
- Gestión de proveedores: operador, licencias, programas, fabricantes.
- Un plan anual: qué se va a renovar y cuánto va a costar.
- Indicadores: incidencias, tiempos, estado de las copias y de la seguridad.
- La documentación de todo, que es de la empresa cliente.
Qué mueve el precio
- El alcance: total o parcial, y qué servicios entran.
- Usuarios, sedes y sistemas que hay que gestionar.
- Los niveles de servicio comprometidos y el horario.
- La presencia: todo en remoto o con un técnico en la oficina ciertos días.
- La duración del contrato.
Cuánto cuesta
Se factura normalmente como una cuota mensual ligada a usuarios o a servicios. No damos cifras: sale de la propuesta de la empresa informática, que antes tiene que conocer la situación de partida. Desconfía de una cuota cerrada sin una revisión previa de lo que hay.
Errores que salen caros
- Externalizar sin inventario: nadie sabe qué se está entregando ni en qué estado.
- No prever la salida: documentación, credenciales y un periodo de traspaso al siguiente proveedor.
- Niveles de servicio que nadie mide: un compromiso sin informe no es un compromiso.
- Desentenderse: se externaliza el trabajo, no la decisión; alguien de la empresa tiene que seguir siendo el interlocutor.
Qué te tiene que quedar por escrito
- El alcance exacto y lo que queda fuera.
- Los niveles de servicio, cómo se miden y qué pasa si no se cumplen.
- De quién son la documentación, las licencias y las cuentas (de la empresa cliente).
- El plan de devolución del servicio al acabar el contrato.
- La confidencialidad y el tratamiento de los datos a los que accede el proveedor.
Qué datos preparar antes de pedir presupuesto
- Qué parte de la informática quieres externalizar y por qué ahora.
- Cuántos usuarios y sedes hay.
- Quién lo lleva hoy y con qué proveedores trabajáis.
- Quién será el interlocutor dentro de la empresa.