De qué hablamos
La telefonía IP es hablar por teléfono usando la red de datos en lugar de una línea telefónica aparte. VoIP (voz sobre IP) es el nombre de la tecnología; telefonía IP es el servicio completo que se monta con ella. Y una centralita virtual es la centralita de siempre —extensiones, operadora automática, colas, música en espera, desvíos, buzones— pero alojada en la nube: no hay aparato en la oficina que mantener.
Para quien llama no cambia nada: los números son los mismos. Para la empresa cambia casi todo: una extensión puede sonar en un teléfono de mesa, en el ordenador o en una aplicación del móvil, en la oficina o fuera de ella.
Cuándo se plantea
Cuando la centralita física se ha quedado sin recambios o sin quien la programe; cuando hay gente teletrabajando o varias sedes que deberían compartir extensiones; cuando se pierden llamadas porque nadie sabe quién está disponible; en un traslado de oficina; o cuando el operador anuncia el fin de las líneas antiguas. También al abrir una oficina nueva: ya no tiene sentido comprar una centralita de armario.
Qué incluye un servicio bien planteado
- Los números: conservar los actuales (portabilidad) o dar de alta nuevos.
- El diseño de las llamadas: quién atiende qué, horarios, festivos, colas, desbordamientos y mensajes.
- Los terminales: teléfonos IP de mesa, auriculares, aplicación en el ordenador o en el móvil.
- La red: comprobar que la conexión y la red interna aguantan la voz; una red saturada se nota en cortes y eco.
- La puesta en marcha y la formación de quien va a tocar la configuración.
- El soporte posterior: cambios de extensiones, altas y bajas, averías.
Qué mueve el precio
- El número de extensiones o usuarios: casi todo se cobra por usuario y mes.
- Las llamadas: tarifa plana o consumo, y a qué destinos.
- Los números que se mantienen o se añaden, y si hay numeración de otras provincias.
- Los terminales: comprarlos, alquilarlos o usar solo aplicaciones.
- Las funciones: grabación de llamadas, colas avanzadas, integración con el programa de gestión, estadísticas.
- La instalación y la adecuación de la red, si hace falta.
Cuánto cuesta
Los operadores y los proveedores de centralita virtual publican sus tarifas, y cambian a menudo: por eso no las copiamos aquí. El precio que vale es el de la propuesta para tu caso, con tus extensiones, tus números y tus llamadas. Pide que separe la cuota mensual de la puesta en marcha y de los terminales.
Errores que salen caros
- Montar la voz sobre una red que ya va justa: sin revisar la conexión y la red interna, la calidad de las llamadas es lo primero que se resiente.
- No planificar la portabilidad: los números tardan en pasar de un operador a otro y hay que coordinar el día del cambio.
- Olvidar lo que cuelga de la línea antigua: alarma, datáfono, ascensor, fax.
- Elegir solo por la cuota por usuario sin contar las llamadas ni los terminales.
Qué te tiene que quedar por escrito
- Qué números se conservan y la fecha prevista de la portabilidad.
- El esquema de las llamadas: horarios, colas y desvíos, tal como va a quedar.
- La cuota por usuario, qué llamadas incluye y cuánto cuesta lo que no incluye.
- La permanencia, si la hay, y de quién son los terminales.
- Quién atiende las incidencias y por qué canal.
Qué datos preparar antes de pedir presupuesto
- Cuántas personas necesitan extensión y cuántas trabajan fuera de la oficina.
- Qué números tiene hoy la empresa y con qué operador.
- Cómo quieres que se atiendan las llamadas: recepción, colas, horarios.
- Qué conexión a internet hay en cada sede.