De qué hablamos
Una copia de seguridad es un duplicado de los datos guardado en otro sitio, para recuperarlos si el original se pierde. La definición es fácil; lo difícil es que el día que hace falta, la copia exista, esté completa y se pueda restaurar. Se distinguen tres tipos:
- Completa: se copia todo cada vez. Segura y lenta.
- Incremental: solo lo que ha cambiado desde la última copia, del tipo que sea. Rápida; restaurar exige encadenar varias.
- Diferencial: lo que ha cambiado desde la última copia completa. Un término medio.
La regla que más se repite es la 3-2-1: tres copias de los datos, en dos soportes distintos, y una de ellas fuera de la oficina. Es una buena práctica, no una norma legal.
Cuándo se plantea
Cuando la copia depende de un disco externo que alguien enchufa «cuando se acuerda»; cuando nadie sabe decir cuándo se hizo la última; cuando todas las copias están en el mismo cuarto que el servidor; después de un susto —un disco roto, un borrado, un virus que cifra los ficheros—; o cuando los datos se han ido a la nube y se ha dado por hecho que allí ya están copiados.
Qué incluye un servicio bien planteado
- Decidir qué se copia: servidor, puestos, correo, lo que está en la nube, la base de datos del programa de gestión.
- Cada cuánto y cuánto se guarda: cuántos datos puede permitirse perder la empresa y hasta qué fecha quiere poder volver.
- Una copia fuera, en la nube o en otra sede, y cifrada.
- Una copia que un virus no pueda tocar: desconectada o inmutable.
- Avisos cuando una copia falla, y alguien que los lea.
- Pruebas de restauración periódicas: recuperar ficheros de verdad, no solo ver una luz verde.
Qué mueve el precio
- El volumen de datos y cuánto crece.
- Cuántos equipos y servicios entran en la copia.
- Cuánto tiempo se conservan las versiones antiguas.
- El destino: un equipo propio, la nube o los dos.
- La vigilancia: si alguien revisa las copias y hace pruebas, o solo se instala.
Cuánto cuesta
No damos cifras. El coste tiene una parte de instalación y una cuota que crece con los datos; sale de la propuesta de la empresa informática. La pregunta que ordena todo lo demás no es técnica: cuántas horas de trabajo puede perder la empresa y cuánto puede estar parada. De eso salen la frecuencia y el sistema.
Errores que salen caros
- No haber restaurado nunca: una copia que no se ha probado es una suposición.
- Todas las copias en el mismo sitio, o en un disco siempre conectado al equipo que copia.
- Copiar los ficheros y olvidar el correo, o la base de datos del programa de gestión.
- Que solo una persona sepa cómo se restaura.
Qué te tiene que quedar por escrito
- Qué se copia, cada cuánto y durante cuánto tiempo se conserva.
- Dónde está cada copia y quién tiene las claves de cifrado.
- Quién recibe los avisos de fallo.
- Cuándo se hizo la última prueba de restauración y qué resultado dio.
- El procedimiento para recuperar, escrito, y cuánto se tarda.
Qué datos preparar antes de pedir presupuesto
- Dónde están los datos importantes: servidor, ordenadores, nube, programa de gestión.
- Cuánto ocupan, aproximadamente.
- Cómo se copian hoy y cuándo se restauró algo por última vez.
- Cuánto tiempo podría estar la empresa sin esos datos.