De què parlem
La telefonia IP és parlar per telèfon fent servir la xarxa de dades en lloc d'una línia telefònica a part. VoIP (veu sobre IP) és el nom de la tecnologia; telefonia IP és el servei complet que s'hi munta. I una centraleta virtual és la centraleta de sempre —extensions, operadora automàtica, cues, música en espera, desviaments, bústies— però allotjada al núvol: no hi ha cap aparell a l'oficina per mantenir.
Per a qui truca no canvia res: els números són els mateixos. Per a l'empresa canvia gairebé tot: una extensió pot sonar en un telèfon de taula, a l'ordinador o en una aplicació del mòbil, a l'oficina o fora.
Quan es planteja
Quan la centraleta física s'ha quedat sense recanvis o sense qui la programi; quan hi ha gent teletreballant o diverses seus que haurien de compartir extensions; quan es perden trucades perquè ningú sap qui està disponible; en un trasllat d'oficina; o quan l'operador anuncia la fi de les línies antigues. També en obrir una oficina nova: ja no té sentit comprar una centraleta d'armari.
Què inclou un servei ben plantejat
- Els números: conservar els actuals (portabilitat) o donar-ne d'alta de nous.
- El disseny de les trucades: qui atén què, horaris, festius, cues, desbordaments i missatges.
- Els terminals: telèfons IP de taula, auriculars, aplicació a l'ordinador o al mòbil.
- La xarxa: comprovar que la connexió i la xarxa interna aguanten la veu; una xarxa saturada es nota en talls i eco.
- La posada en marxa i la formació de qui tocarà la configuració.
- El suport posterior: canvis d'extensions, altes i baixes, avaries.
Què mou el preu
- El nombre d'extensions o usuaris: gairebé tot es cobra per usuari i mes.
- Les trucades: tarifa plana o consum, i a quines destinacions.
- Els números que es mantenen o s'afegeixen, i si hi ha numeració d'altres províncies.
- Els terminals: comprar-los, llogar-los o fer servir només aplicacions.
- Les funcions: gravació de trucades, cues avançades, integració amb el programa de gestió, estadístiques.
- La instal·lació i l'adequació de la xarxa, si cal.
Quant costa
Els operadors i els proveïdors de centraleta virtual publiquen les seves tarifes, i canvien sovint: per això no les copiem aquí. El preu que val és el de la proposta per al teu cas, amb les teves extensions, els teus números i les teves trucades. Demana que separi la quota mensual de la posada en marxa i dels terminals.
Errors que surten cars
- Muntar la veu sobre una xarxa que ja va justa: sense revisar la connexió i la xarxa interna, la qualitat de les trucades és el primer que se’n ressent.
- No planificar la portabilitat: els números triguen a passar d'un operador a un altre i cal coordinar el dia del canvi.
- Oblidar el que penja de la línia antiga: alarma, datàfon, ascensor, fax.
- Triar només per la quota per usuari sense comptar les trucades ni els terminals.
Què t'ha de quedar per escrit
- Quins números es conserven i la data prevista de la portabilitat.
- L'esquema de les trucades: horaris, cues i desviaments, tal com quedarà.
- La quota per usuari, quines trucades inclou i quant costa el que no inclou.
- La permanència, si n’hi ha, i de qui són els terminals.
- Qui atén les incidències i per quin canal.
Quines dades cal preparar abans de demanar pressupost
- Quantes persones necessiten extensió i quantes treballen fora de l'oficina.
- Quins números té avui l'empresa i amb quin operador.
- Com vols que s’atenguin les trucades: recepció, cues, horaris.
- Quina connexió a internet hi ha a cada seu.