De què parlem
L'outsourcing informàtic és encarregar a una empresa externa la gestió de la informàtica, sencera o per parts, amb uns resultats pactats. La diferència amb un contracte de manteniment és la responsabilitat: el manteniment té cura del que hi ha; qui fa de departament extern decideix també què cal canviar, tracta amb els altres proveïdors —operador, programa de gestió, fabricants— i ret comptes a la direcció.
Sol prendre una d'aquestes formes: total (tota la informàtica), parcial (només una part, com el suport a usuaris o els servidors), per serveis gestionats (quota per resultat) o amb un tècnic desplaçat a l'oficina uns dies a la setmana.
Quan es planteja
Quan l'empresa és massa gran per dependre d'«el que en sap» i massa petita per tenir un informàtic en plantilla; quan l'informàtic intern se'n va, o no dona l'abast i necessita suport; quan la direcció vol un sol responsable en lloc de cinc proveïdors que es passen la pilota; o quan els costos d'informàtica són imprevisibles.
Què inclou un servei ben plantejat
- Una persona de referència que coneix l'empresa i parla amb la direcció.
- Suport a usuaris i manteniment de llocs de treball, servidors i xarxa.
- Gestió de proveïdors: operador, llicències, programes, fabricants.
- Un pla anual: què es renovarà i quant costarà.
- Indicadors: incidències, temps, estat de les còpies i de la seguretat.
- La documentació de tot, que és de l'empresa client.
Què mou el preu
- L'abast: total o parcial, i quins serveis hi entren.
- Usuaris, seus i sistemes que cal gestionar.
- Els nivells de servei compromesos i l'horari.
- La presència: tot en remot o amb un tècnic a l'oficina certs dies.
- La durada del contracte.
Quant costa
Es factura normalment com una quota mensual lligada a usuaris o a serveis. No donem xifres: surt de la proposta de l'empresa informàtica, que abans ha de conèixer la situació de partida. Desconfia d'una quota tancada sense una revisió prèvia del que hi ha.
Errors que surten cars
- Externalitzar sense inventari: ningú sap què s'està lliurant ni en quin estat.
- No preveure la sortida: documentació, credencials i un període de traspàs al proveïdor següent.
- Nivells de servei que ningú mesura: un compromís sense informe no és un compromís.
- Desentendre-se'n: s'externalitza la feina, no la decisió; algú de l'empresa ha de continuar sent l'interlocutor.
Què t'ha de quedar per escrit
- L'abast exacte i el que queda fora.
- Els nivells de servei, com es mesuren i què passa si no es compleixen.
- De qui són la documentació, les llicències i els comptes (de l'empresa client).
- El pla de devolució del servei en acabar el contracte.
- La confidencialitat i el tractament de les dades a les quals accedeix el proveïdor.
Quines dades cal preparar abans de demanar pressupost
- Quina part de la informàtica vols externalitzar i per què ara.
- Quants usuaris i seus hi ha.
- Qui ho porta avui i amb quins proveïdors treballeu.
- Qui serà l'interlocutor dins de l'empresa.