De què parlem
Una consultoria informàtica és una feina de diagnòstic i de pla: algú de fora revisa com treballa l'empresa i amb què —equips, servidor, xarxa, programes, llicències, còpies, proveïdors— i lliura per escrit què convé canviar, en quin ordre i per què. No és vendre un producte ni començar a tocar coses: és el pas anterior.
Compte amb la paraula. «Consultoria informàtica» també es fa servir per a les grans firmes que implanten programes de gestió en corporacions, i per a la feina de consultor. Aquí parlem de la consultoria que necessita una pime: una revisió amb criteri independent i un pla que es pugui executar.
Quan es planteja
Abans d'una decisió que costa diners o que no té marxa enrere fàcil: un trasllat d'oficina, renovar tots els equips, substituir el servidor o decidir si es va al núvol, canviar de programa de gestió, obrir una segona seu o absorbir una altra empresa. I també quan no hi ha cap decisió a la vista però la informàtica ha crescut sense pla: cada lloc de treball és diferent, ningú sap quines llicències es paguen i les despeses arriben per sorpresa.
Què inclou un servei ben plantejat
- Entrevistes amb qui dirigeix i amb qui fa servir els sistemes: què necessita el negoci, no només quines màquines hi ha.
- Inventari i revisió del que existeix: equips, xarxa, servidor, programes, llicències, contractes amb proveïdors.
- Riscos: de què depèn l'empresa per facturar demà i què passaria si fallés.
- Un pla prioritzat: què cal fer primer, què pot esperar i què no cal.
- Una estimació de cada actuació, per poder demanar pressupostos comparables.
Què mou el preu
- L'abast: revisar tota la informàtica o una sola decisió (el servidor, la telefonia, un canvi de programa).
- La mida: llocs de treball, seus i nombre de sistemes diferents.
- El lliurable: un informe de situació, o també un pla amb fases i l'acompanyament en executar-lo.
- La independència: qui després vendrà el que recomana pot cobrar menys per l'estudi; qui només assessora cobra el seu temps.
Quant costa
Se sol pressupostar per projecte tancat o per jornades. No donem xifres: el preu depèn de l'abast, i surt de la proposta de l'empresa informàtica després d'una primera conversa o d'una visita. El que sí que convé demanar és que digui quantes jornades són i quin document es lliura al final.
Errors que surten cars
- Demanar «una consultoria» sense una pregunta concreta: com més ben definida estigui la decisió que cal prendre, més útil és el resultat.
- Confondre l'estudi amb l'oferta: un informe que només conclou que cal comprar el que ven qui el signa no és una consultoria.
- Desar l'informe en un calaix: sense responsable i sense dates, el pla no s'executa.
Què t'ha de quedar per escrit
- L'abast: què es revisa i què queda fora.
- Què es lliura i en quin format: informe, inventari, pla amb prioritats.
- Si el consultor pot ofertar després l'execució, i amb quines condicions.
- La confidencialitat sobre el que vegi de l'empresa.
Quines dades cal preparar abans de demanar pressupost
- La decisió que vols prendre, o el problema que t'ha fet buscar ajuda.
- Quants llocs de treball i seus té l'empresa.
- Quins programes són imprescindibles per treballar.
- Qui porta avui la informàtica i quins proveïdors hi ha.