De què parlem
Microsoft 365 és la subscripció de Microsoft que reuneix el correu d'empresa, l'emmagatzematge de fitxers al núvol, les videotrucades i el xat d'equip, i les aplicacions d'oficina de sempre (el processador de textos, el full de càlcul, les presentacions). Es paga per usuari, i els plans per a empreses —Bàsic, Estàndard, Prèmium— es diferencien per si inclouen les aplicacions instal·lades a l'ordinador i per les funcions de seguretat i de gestió de dispositius.
El que busca la gent són els plans i el preu, i això ho publica Microsoft al seu web. El que aporta una empresa informàtica és una altra cosa: triar el pla de cada usuari, migrar el correu i els fitxers que ja existeixen, i configurar la seguretat perquè el compte d'un empleat no sigui la porta d'entrada a tota l'empresa.
Quan es planteja
Quan el correu continua a l'allotjament del web i s'omple o falla; quan els fitxers viuen en un servidor que no es pot obrir des de fora, o en comptes personals de cada empleat; quan cada ordinador té una versió diferent de les aplicacions d'oficina; quan hi ha teletreball; o quan ja es paga la subscripció però només es fa servir el correu.
Què inclou un servei ben plantejat
- Triar els plans: no tots els usuaris necessiten el mateix, i barrejar plans és habitual.
- Migrar el correu: bústies, calendaris i contactes, amb el canvi de domini planificat per no perdre missatges.
- Moure els fitxers del servidor o dels ordinadors al núvol, amb una estructura de carpetes i de permisos pensada.
- Seguretat dels comptes: doble factor d’autenticació, qui és administrador, què passa amb el portàtil que es perd.
- Còpia de seguretat del que hi ha al núvol: que sigui al núvol no vol dir que estigui copiat.
- Formació mínima perquè l'equip no continuï treballant com abans.
Què mou el preu
- Les llicències: nombre d'usuaris i pla de cadascun; és un cost mensual o anual que fixa Microsoft.
- La migració: quantes bústies, quant correu antic i des d'on.
- Els fitxers: volum, i com d’endreçats o desendreçats estiguin.
- La seguretat i els dispositius: si es gestionen els ordinadors i mòbils des de la consola.
- El suport posterior: altes, baixes, incidències, dins o fora d'un contracte de manteniment.
Quant costa
El preu de cada pla el publica Microsoft i canvia: no el copiem aquí. El que no és públic és el cost de la feina —migrar, configurar, formar—, que depèn dels punts de dalt i surt de la proposta de l'empresa informàtica. Demana que separi llicències i serveis: són dues coses diferents i només la segona es negocia.
Errors que surten cars
- Comprar les llicències i deixar-ho aquí: sense doble factor ni revisió de permisos, s’ha mogut el risc de lloc.
- Donar el pla més car a tothom, o el més barat a qui necessita les aplicacions instal·lades.
- Migrar el desordre: copiar tal qual un servidor de fitxers caòtic el deixa igual de caòtic al núvol.
- Creure que el núvol ja és una còpia: un esborrat o un xifratge per virus se sincronitza igual de bé.
Què t'ha de quedar per escrit
- Quin pla té cada usuari i a nom de qui és el compte d'administració (de l'empresa, no del proveïdor).
- Què es migra, des d'on i quin dia es canvia el correu.
- Quines mesures de seguretat queden activades.
- Com es fa la còpia de seguretat de bústies i fitxers.
Quines dades cal preparar abans de demanar pressupost
- Quantes persones necessiten compte i quantes treballen sobretot amb el mòbil.
- On és avui el correu i amb quin domini.
- On són els fitxers compartits i quant ocupen, aproximadament.
- Si ja hi ha llicències contractades i amb qui.